Chính sách này quy định cách Hợp Đồng Số thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu khi người dùng truy cập hoặc sử dụng dịch vụ.
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng đối với website, ứng dụng và các chức năng do Hợp Đồng Số cung cấp, bao gồm việc tạo, tải lên, chỉnh sửa, lưu trữ, ký, chia sẻ và cộng tác trên tài liệu; quản lý tài khoản; và sử dụng trợ lý AI.
2. Dữ liệu được xử lý
Tùy theo cách người dùng sử dụng dịch vụ, Hợp Đồng Số có thể xử lý các nhóm dữ liệu sau:
Thông tin tài khoản, gồm họ tên, địa chỉ email, mật khẩu đã băm, trạng thái xác minh email, vai trò tài khoản và ảnh đại diện.
Thông tin xác thực qua Google, gồm mã định danh tài khoản Google, địa chỉ email, họ tên và ảnh đại diện do Google cung cấp khi người dùng chọn đăng nhập hoặc liên kết tài khoản.
Thông tin passkey, gồm khóa công khai và dữ liệu kỹ thuật cần thiết để xác thực. Khóa riêng của passkey được lưu trên thiết bị của người dùng và không được Hợp Đồng Số tiếp nhận.
Nội dung tài liệu, gồm tệp DOCX, nội dung chỉnh sửa, hình thu nhỏ, chữ ký, thông tin người ký, trạng thái ký, lịch sử cộng tác và siêu dữ liệu của tài liệu.
Thông tin chia sẻ, gồm quyền xem, sửa hoặc ký, thời hạn của liên kết, mật khẩu đã băm và dữ liệu cần thiết để xác định phiên truy cập hợp lệ.
Dữ liệu trợ lý AI, gồm yêu cầu của người dùng, lịch sử trao đổi và phần nội dung tài liệu do người dùng gửi làm ngữ cảnh cho yêu cầu.
Dữ liệu kỹ thuật, gồm địa chỉ IP, loại trình duyệt, loại thiết bị, cookie, phiên đăng nhập, thời điểm truy cập, nhật ký lỗi và nhật ký bảo mật.
3. Mục đích xử lý dữ liệu
Hợp Đồng Số xử lý dữ liệu để thực hiện các mục đích sau:
Tạo và quản lý tài khoản; xác thực người dùng; duy trì phiên đăng nhập; và bảo vệ tài khoản.
Cung cấp chức năng tạo, chỉnh sửa, lưu trữ, chia sẻ, cộng tác và ký tài liệu.
Xác định quyền truy cập đối với tài liệu của chủ sở hữu, người được chia sẻ và người ký.
Xử lý yêu cầu gửi đến trợ lý AI khi người dùng chủ động sử dụng chức năng này.
Gửi thông báo liên quan đến tài khoản, tài liệu hoặc hoạt động của dịch vụ.
Tiếp nhận và xử lý yêu cầu hỗ trợ.
Phát hiện lỗi, hành vi lạm dụng, truy cập trái phép và nguy cơ mất an toàn hệ thống.
Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và nghĩa vụ khác theo pháp luật.
Hợp Đồng Số không bán dữ liệu cá nhân của người dùng.
4. Căn cứ xử lý
Dữ liệu được xử lý trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của người dùng, thực hiện thỏa thuận giữa người dùng và Hợp Đồng Số, bảo đảm an toàn hệ thống, thực hiện sự đồng ý của người dùng hoặc tuân thủ yêu cầu của pháp luật.
Trường hợp một chức năng yêu cầu sự đồng ý riêng, người dùng được quyền từ chối hoặc rút lại sự đồng ý. Việc từ chối hoặc rút lại sự đồng ý có thể làm cho chức năng tương ứng không thể tiếp tục hoạt động.
5. Chia sẻ dữ liệu
Hợp Đồng Số chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp sau:
Chia sẻ với người nhận, người cộng tác hoặc người ký do người dùng chỉ định. Phạm vi truy cập được xác định theo quyền mà người dùng thiết lập.
Chia sẻ với Google khi người dùng chọn đăng nhập, liên kết tài khoản hoặc xác thực lại bằng Google.
Gửi yêu cầu, nội dung trao đổi và phần ngữ cảnh tài liệu cần thiết đến nhà cung cấp dịch vụ AI tương thích OpenAI khi người dùng chủ động sử dụng trợ lý AI.
Chia sẻ với nhà cung cấp hạ tầng, dịch vụ email hoặc dịch vụ kỹ thuật trong phạm vi cần thiết để vận hành hệ thống.
Cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp.
Người dùng có nghĩa vụ kiểm tra người nhận, phạm vi quyền và thời hạn trước khi tạo hoặc gửi liên kết chia sẻ.
6. Lưu trữ dữ liệu
Tài liệu được lưu trong vùng lưu trữ riêng tư và không được công khai trực tiếp. Việc truy cập tài liệu được kiểm soát theo tài khoản, quyền của chủ sở hữu và liên kết chia sẻ.
Tài liệu do người dùng chưa đăng nhập tạo sẽ hết hạn sau 24 giờ kể từ thời điểm tạo. Hệ thống thực hiện dọn dẹp tài liệu đã hết hạn. Nếu người dùng đăng nhập và nhận tài liệu vào tài khoản trước khi hết hạn thì thời hạn này được hủy bỏ.
Tài liệu thuộc tài khoản được lưu cho đến khi người dùng xóa tài liệu hoặc có yêu cầu xử lý khác. Hệ thống chưa áp dụng một thời hạn tự động xóa chung đối với toàn bộ tài liệu thuộc tài khoản. Một số dữ liệu có thể tiếp tục được lưu nếu pháp luật yêu cầu hoặc nếu cần để xác lập, thực hiện hoặc bảo vệ quyền hợp pháp.
7. Biện pháp bảo vệ dữ liệu
Hợp Đồng Số áp dụng các biện pháp sau:
Mật khẩu tài khoản và mật khẩu bảo vệ liên kết được lưu dưới dạng đã băm.
Tài liệu và hình ảnh chữ ký được lưu trong vùng lưu trữ riêng tư.
Quyền truy cập tài liệu được kiểm tra theo chủ sở hữu, vai trò và quyền chia sẻ.
Lịch sử trao đổi với trợ lý AI được mã hóa ở tầng ứng dụng khi lưu trong cơ sở dữ liệu.
Phiên đăng nhập, mã chống giả mạo yêu cầu và cookie bảo mật được sử dụng để hạn chế truy cập trái phép.
Không có phương thức lưu trữ hoặc truyền dữ liệu nào loại bỏ được toàn bộ rủi ro. Người dùng phải bảo mật tài khoản, thiết bị, passkey và liên kết chia sẻ của mình.
8. Cookie
Hợp Đồng Số sử dụng cookie cần thiết để duy trì phiên đăng nhập, bảo vệ yêu cầu và xác định quyền sở hữu tài liệu của người dùng chưa đăng nhập. Cookie xác định tài liệu khách có thời hạn 24 giờ. Nếu người dùng chặn cookie thì chức năng đăng nhập, tài liệu khách hoặc một số chức năng bảo mật có thể không hoạt động.
9. Quyền của người dùng
Theo phạm vi pháp luật áp dụng, người dùng được quyền yêu cầu:
Được biết dữ liệu nào đang được xử lý và mục đích xử lý.
Truy cập, sửa thông tin tài khoản không chính xác hoặc cập nhật thông tin đã cung cấp.
Xóa tài liệu do mình sở hữu hoặc đề nghị xóa dữ liệu liên quan đến tài khoản.
Hạn chế hoặc phản đối hoạt động xử lý trong trường hợp pháp luật cho phép.
Rút lại sự đồng ý đối với hoạt động xử lý dựa trên sự đồng ý.
Khiếu nại về việc xử lý dữ liệu.
Hợp Đồng Số có thể yêu cầu người gửi cung cấp thông tin cần thiết để xác minh danh tính và quyền đối với dữ liệu trước khi giải quyết yêu cầu.
10. Trách nhiệm của người dùng
Người dùng phải có quyền hợp pháp đối với dữ liệu được tải lên hoặc chia sẻ. Trường hợp tài liệu có dữ liệu của người khác, người dùng có nghĩa vụ bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý dữ liệu đó có căn cứ hợp pháp.
Người dùng không được gửi dữ liệu nhạy cảm cho trợ lý AI nếu dữ liệu đó không cần thiết cho yêu cầu. Người dùng phải thu hồi liên kết chia sẻ khi không còn nhu cầu sử dụng.
11. Thay đổi chính sách
Hợp Đồng Số có thể sửa đổi Chính sách này khi dịch vụ, biện pháp xử lý dữ liệu hoặc yêu cầu pháp luật thay đổi. Bản sửa đổi được công bố trên trang này và ghi rõ ngày cập nhật. Trường hợp thay đổi làm ảnh hưởng đáng kể đến quyền của người dùng, Hợp Đồng Số sẽ thực hiện thông báo bằng phương thức đang có trên hệ thống.
12. Liên hệ
Yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân, quyền riêng tư hoặc an toàn thông tin được gửi đến:
Email: [email protected]